Επιτέλους, γιατί πρέπει να βάλουµε E.R.P.;

Περιοδικό ΝΕΟ Ιούνιος 2005 - Αρθρο

«..Πάνω από 100.000 επιχειρήσεις εξακολουθούν να χρησιµοποιούν εφαρµογές σχεδιασµένες στις αρχές της δεκαετίας 90 ή και νωρίτερα…»

Από «το χαρτί» στο «πρόγραµµα»

Οι περισσότερες επιχειρήσεις εγκατέστησαν µηχανογράφηση βασιζόµενες σε µια ορθή αλλά αόριστη αίσθηση ότι αυτό θα τις βελτιώσει. Η αίσθηση αυτή ήταν επαρκής για µια επιχείρηση προκειµένου να εγκαταλείψει το χειρόγραφο και να περάσει στην µηχανογράφηση. Έτσι, για πολλά χρόνια οι επιχειρήσεις χρησιµοποιούν πράγµατι µηχανογράφηση και έχουν φθάσει σε κάποιο επίπεδο ωριµότητας.

Ωστόσο, η σκοπιµότητα µιάς περαιτέρω αναβάθµισης σε E.R.P. δεν είναι ξεκάθαρη – ό,τι κι αν λένε οι «ειδικοί». Η επιχείρηση µάλιστα σταθµίζει στην πλάστιγγα ένα «βουνό» προβληµάτων (εκπαίδευσης, µεταφοράς δεδοµένων) που δικαίως ή αδίκως περιµένει να αντιµετωπίσει µαζί µε την επένδυση της. Έτσι, όταν τίθεται το ζήτηµα, λαµβάνεται συνήθως η απόφαση να αναβληθεί το E.R.P. – απόφαση που είναι κι ευκολότερη στους σηµερινούς καιρούς.

Ναι, προγράµµατα DOS ! Κακό είναι;

Ποιος µπορεί να κατηγορήσει τις επιχειρήσεις; Είναι αλήθεια ότι είναι δύσκολο να µετρηθούν ακριβώς τα οφέλη από την εγκατάσταση ενός E.R.P.. Με εξαίρεση ορισµένες σποραδικές λειτουργίες, η συνολική αποτίµηση του οφέλους είναι εξαιρετικά δύσκολη ή εξαιρετικά ακριβό να επιχειρηθεί. Μπορεί µια πληροφορία που θα εντοπιστεί µέσω του E.R.P. να οδηγήσει σε αποφάσεις που θα αλλάξουν το τοπίο. Η µπορεί ζωτικές πληροφορίες να «φωνάζουν» στις οθόνες αλλά η επιχείρηση να αρέσκεται στο ότι επιτέλους εκδίδει έγκαιρα τα θεωρηµένα της. Ποιος θα µετρήσει τις χαοτικές αλληλουχίες; Αυτό δεν είναι καινούργιο: Ποιο ακριβώς ήταν το όφελος της επιχείρησης (ποσοτικοποιηµένα) από την χρήση κινητών; Ποιο από το internet; Ποιο το όφελος από εργονοµικά γραφεία σε σχέση µε παλαιά; Ποιο το όφελος από την λειτουργία κλιµατιστικών ή από την εγκατάσταση ενός συστήµατος διασφάλισης ποιότητας; Πόσοι στρατεύσιµοι λιγότεροι χρειάζονται µετά την αγορά ενός συστήµατος νυκτερινής όρασης;

Συχνά οι αποφάσεις λαµβάνονται µε βάση ένα «πολιτικό αισθητήριο». Και εµείς οι κατασκευαστές E.R.P. οφείλουµε να µελετήσουµε πιο προσεκτικά το αισθητήριο των επιχειρήσεων που τηρούν επιφυλακτική στάση απέναντι στους παραδείσους που επαγγελλόµαστε. ∆ιότι τα περί δυσκολιών µέτρησης του αποτελέσµατος είναι η µισή αλήθεια. Αν και είναι πράγµατι δύσκολο να µετρηθεί η πρόοδος από την εγκατάσταση ενός E.R.P., ωστόσο είναι καθήκον (ηµών των τεχνοκρατών) να καταγράψουµε τα συγκεκριµένα επιχειρήµατα για την «πολιτική» αυτή απόφαση που προσδοκούµε από τις επιχειρήσεις. Μπορεί δηλαδή να είναι δύσκολο να µετρήσουµε την πρόοδο αλλά είναι αναγκαίο να την προσδιορίσουµε. Πρέπει µε απλές κουβέντες να κάνουµε ξεκάθαρο γιατί πρέπει να µπει E.R.P..

Γιατί πρέπει να βάλουµε E.R.P.;

Από το πλήθος των προσδοκιών η επιχείρηση πρέπει να διακρίνει καθαρά τους δύο συγκεκριµένους λόγους για τους οποίους βάζει E.R.P.:

1 Για να παίρνει καλύτερες και περισσότερες αποφάσεις

2 Για να τις εκτελεί καλύτερα.

«Για να παίρνουµε αποφάσεις…» Τι πρωτότυπο!

Η λέξη κλειδί είναι η προσοµοίωση. To E.R.P. (πρέπει να) είναι ένας business simulator. Οφείλει να προσοµοιώνει την επιχειρηµατική πραγµατικότητα περιλαµβάνοντας όλες τις παραµέτρους, τις πληροφορίες, τις λειτουργίες, τις διαδικασίες και τα µέσα (τα resources) που γνωρίζει ή/και ελέγχει η επιχείρηση. Αυτό ήδη είναι µια επανάσταση. Η επιχείρηση αποκτά ένα (ΕΝΑ!) στρατηγείο που ζωντανεύει την εικόνα της µάχης στις οθόνες: Εµφανίζονται καλύτερες αναλύσεις, ανάβουν προειδοποιητικά λαµπάκια, για σηµαντικότερους λόγους, µε καλύτερη ιεράρχηση, σε πιο έγκαιρη στιγµή, πάνω σε πληρέστερους χάρτες, που συνεκτιµούν περισσότερες παραµέτρους. Έτσι παίρνει καλύτερες αποφάσεις και – ναι το παραδεχόµαστε - δεν µπορούµε να µετρήσουµε πόσο σηµαντικό είναι αυτό.

«…Για να τις εκτελούµε καλύτερα …»

Tα καλά E.R.P. δίνουν στην επιχείρηση αυτοµατισµούς προκειµένου να εκτελεί τυποποιηµένες ή έκτακτες εργασίες µε εύκολο και γρήγορο τρόπο. Χιλιοειπωµένο ή όχι, το χαρακτηριστικό αυτό είναι τόσο έντονο που µεταµορφώνει την επιχείρηση: Τεράστιος χρόνος κερδίζεται και επανεπενδύεται στην αναβάθµιση των εργασιών που εκτελούν αυτά τα στελέχη – και τελικά στην αναβάθµιση των ίδιων των στελεχών. Νέα θέµατα εξετάζονται, νέες διαδικασίες αναλύονται και µε την σειρά τους τελειοποιούνται, αυτοµατοποιούνται, καταργούνται, αντικαθίστανται. Nαί λοιπόν, η επιχείρηση µπορεί να εκτελεί αποφάσεις σε πλήθος και ποιότητα αδιανόητα κατά το παρελθόν.

Και δηλαδή τι απ’ αυτά δεν κάνουν τα παλιά προγράµµατα ;

Οι ενότητες των παλαιών καλών ελληνικών προγραµµάτων έχουν πια περάσει στη σφαίρα του θρύλου σαν παιδικό ποιηµατάκι:

Αποθήκη, Πελάτες, Πωλήσεις,

Προµηθευτές, Αγορές, Αξιόγραφα,

Λογιστική και «Reports»

Oι στίχοι περιγράφουν τα ηρωικά χρόνια της ελληνικής µηχανογράφησης, το «φεγγαράκι το λαµπρό» που έσωσε γενιές και γενιές επιχειρήσεων από τον µηχανογραφικό αναλφαβητισµό στα µοναστήρια της «Αγίας Τριάδας» (Singular, Unisoft, Computer Logic). Ο καιρός κύλησε όµως:

Σήµερα αυτά δεν φθάνουν. Αντιθέτως τείνουν να κάνουν κακό για ένα σκοτεινό αλλά πολύ αληθινό λόγο: Μη περιέχοντας τα κρίσιµα στοιχεία που χρειάζονται τα στελέχη που παίρνουν αποφάσεις – αποξενώνουν τα τελευταία από την µηχανογράφηση. Που είναι οι Άνθρωποι στα παλαιά προγράµµατα; Τα DOS προγράµµατα (αλλά και ορισµένα «σύγχρονα» E.R.P.) έχουν ένα ατροφικό αρχείο πωλητών «για να υπολογίζονται προµήθειες» ή ένα «ξεχωριστό πρόγραµµα» ή ένα «ξεχωριστό module» «για να βγαίνει Μισθοδοσία» κι αυτό είναι όλο. Τι είδους προσοµοίωση µπορεί να γίνει µε απόντες τους Ανθρώπους της (εργαζόµενους ή επαφές) ή «καταχωρηµένους σε άλλα προγράµµατα» µένει στην κρίση της κοινής λογικής.

Που είναι οι ∆απάνες; A ναι ! Στο ισοζύγιο της οµάδας 6. Κι αν χρειάζεται κάποια ενηµέρωση «ο επιχειρηµατίας» τότε «οι κοπέλες θα τα βγάλουν σε ένα Excel». Που είναι τα µέσα της επιχείρησης; Που είναι τα αυτοκίνητά της, τα κινητά της, τα computer της; Τι δροµολόγια κάνει, γιατί τα κάνει, γιατί έρχονται εισαγωγές µε µισοφορτωµένα container και την άλλη µέρα ξαναπαραγγέλνει; Γιατί «κλείνει χρήση» και χάνει κάθε χρηµατοοικονοµική εικόνα κάθε πρωτοχρονιά; Που είναι οι τραπεζικοί της λογαριασµοί (ναι ξέρω στη Λογιστική), που είναι οι ενέργειές της, τα ταξίδια των πωλητών της, τα έργα που τρέχει, οι εγκαταστάσεις που υποστηρίζει, οι συµβάσεις που εξυπηρετεί, οι υπηρεσίες που παρέχει, τα δελτία εργασίας της, τα εισερχόµενά της, τα εξερχόµενά της, πως είναι αρχειοθετηµένοι οι φυσικοί της φάκελοι, τι εκπαίδευση έχουν υποστεί οι άνθρωποί της; Ποιες οι διαδικασίες της ISO ή µη ISO; Που βρίσκονται θαµµένες; Ποιος µπορεί να τις διαβάσει και να τις εφαρµόσει; Πόσο στοιχίζουν όλα αυτά; Τι κερδίζει απ’ όλα αυτά;

«Είναι και θέµατα C.R.M. αυτά» θα πεί κάποιος προτείνοντας ενδεχοµένως µια «λύση» που θα επιδεινώσει το σηµερινό χάος των πληροφοριών σε 500 προγράµµατα. Μήπως σήµερα η επιχείρηση δεν χάνει ήδη άπειρο χρόνο σε πληροφορίες που καταγράφει σε «περιφερειακά» συστήµατα που «συµπληρώνουν» και «επεκτείνουν» το «πρόγραµµα»; Μήπως δεν παλεύει

καθηµερινά να ξανακαταχωρεί πληροφορίες δύο και τρεις φορές – χωρίς ποτέ να µπορεί να τις συντηρήσει συστηµατικά; Μήπως δεν ξοδεύεται µε «ODBC» λύσεις που παρατείνουν το µαρτύριο να έχει κάθε τµήµα το δικό του πρόγραµµα; Γιατί συµβαίνουν όλα αυτά;

Ήρθε η ώρα

∆ιότι τα παλαιά προγράµµατα δεν έχουν σχεδιαστεί ούτε να «στεγάσουν», ούτε να αντέξουν ούτε πολύ περισσότερο να επεξεργαστούν τέτοιο φόρτο πληροφοριών. Μπορούν να προσοµοιώσουν ένα πολύ µικρό µέρος της σηµερινής πραγµατικότητας προβάλλοντας µαυρόασπρη εικόνα µε ένα ή δύο κανάλια και χωρίς τηλεκοντρόλ. ∆εν δείχνουν τι συµβαίνει, ούτε µπορούν να βοηθήσουν την διοίκηση αυτών την ασκούν. Αν οι επιχειρήσεις αναρωτιούνται ακόµα τι ακριβώς θα κερδίσουν µε ένα E.R.P. ίσως δεν έχουν συνειδητοποιήσει τι χάνουν µε την απώλεια και τον κατακερµατισµό των πληροφοριών και αυτοµατισµών που συνεπάγεται η χρήση των παλαιών προγραµµάτων. Τα παλιά προγράµµατα κλείνουν τον κύκλο τους.

Κι αν οι καιροί είναι δύσκολοι, πάντως αυτοί που θα τα καταφέρουν θα είναι εκείνοι που θα συνεχίσουν και µετά το κρυφό σχολειό.