Τι είναι το ERP και ποιος είναι ο σκοπός του;
E.R.P. είναι ένα πληροφοριακό σύστημα που προσομοιώνει την λειτουργία και τις διαδικασίες της επιχείρησης περιλαμβάνοντας όλες τις παραμέτρους και πληροφορίες που την αφορούν. Τουλάχιστον αυτές που προέρχονται από την ίδια την επιχείρηση – καθώς οι πληροφορίες από τον έξω κόσμο είναι χαοτικές και δεν είναι εύκολο να ενταχθούν στο σύστημα. Υπό την έννοια αυτή, το ERP οφείλει να περιλαμβάνει τα τα προϊόντα, τους πελάτες, τα στελέχη, τα φορτηγά, τις οικονομικές και επιχειρησιακές εμπορικές πράξεις της επιχείρησης - αλλά βεβαίως είναι δυσκολότερο να περιλαμβάνει στοιχεία πληθυσμού, γεωγραφικών δεδομένων, καιρικών και κυκλοφοριακών συνθηκών. Τα τελευταία ενδιαφέρουν την επιχείρηση αλλά δεν ελέγχονται από αυτή.
Κι αυτή είναι μιά ενδιαφέρουσα οριοθέτηση για το που αρχίζει και που σταματά το ERP - αν και σύντομα το internet θα σπάσει τις διαχωριστικές αυτές γραμμές. Σε κάθε περίπτωση σκοπός του ERP είναι να προσομοιώσει την επιχείρηση και την θέση της στο κόσμο, να αναπαραστήσει μηχανογραφικά, να «ψηφιοποιήσει», αυτή την κατάσταση.
Τι προσφέρει η εγκατάσταση ενός λογισμικού ERP;
Προσφέρει δύο πράγματα:
1oν Πληροφορίες προκειμένου να λαμβάνονται αποφάσεις και
2ον Μηχανισμούς προκειμένου να εκτελούνται.
Το ERP είναι για την επιχείρηση ότι είναι το πιλοτήριο για ένα αεροπλάνο. Εχει όργανα που περιγράφουν κάθε λεπτομέρεια της λειτουργίας του, μερικά στοιχεία από τον έξω κόσμο και έχει και χειριστήρια.
Οταν βλέπετε στο ERP σας μιά κατάσταση υπολοίπων πελατών και πιέζετε δεξί κλίκ στέλνοντάς τους μιά ειδοποιητήρια επιστολή κάνετε ακριβώς αυτό: βλέπετε πληροφορίες, παίρνετε αποφάσεις και τις εκτελείτε. Οταν βλέπετε μιά κατάσταση ειδών με άθλια κυκλοφοριακή ταχύτητα και πιέζετε δεξί κλικ τοποθετώντας τα σε ένα τιμοκατάλογο προσφορών συμβαίνει το ίδιο: Πληροφορίες, Αποφάσεις Εκτέλεση.
Oι εταιρείες logistics έχουν να διαχειριστούν περισσότερες πληροφορίες, περισσότερα recourses και περισσότερη πολυπλοκότητα απ’ ότι επιχειρήσεις άλλων κλάδων. Κυρίως, έχουν να διαχειριστούν την ανάγκη για μιά διαλειτουργικότητα με τους πελάτες τους τελείως ασυνήθιστη σε εταιρείες άλλων κατηγοριών.
Πρακτικά πράγματα: το ERP της εταιρείας logistics είναι ένα ERP που διαχειρίζεται όχι μία επιχείρηση αλλά τόσες όσοι οι πελάτες της εταιρείας αυτής. Με τις νοοτροπίες τους, τις δυσκολίες τους, τα ετερόκλητα προϊόντα τους και τα διαφορετικά μηχανογραφικά τους συστήματα. Και επιπλέον όλη αυτή η διαχείριση οφείλει να είναι κερδοφόρα, τιμολογήσιμη, και ελέγξιμη, οικονομικά και επιχειρησιακά. Αυτό δεν γίνεται χωρίς ERP.
Πως μπορεί ένα ERP να προσαρμοστεί στις ανάγκες των επιχειρήσεων logistics ;
Κατ’ αρχήν δεν είναι σίγουρο ότι μπορεί. Αν και τα ERP συνήθως προσαρμόζονται ώστε να λειτουργούν σε πολλούς διαφορετικούς κλάδους επιχειρήσεων, οι επιχειρήσεις logistics δεν ανήκουν σ’ αυτούς που απλώς γκρινιάζουν ότι «έχουν ιδιαιτερότητες». Εχουν πράγματι ! Και πρέπει να πάρουν μιά δύσκολη απόφαση για το σύστημα που θα βάλουν. Εχουν τρείς επιλογές:
- Ενα «γενικού τύπου» ERP, αν αυτό καταφέρει να αποδείξει ότι μπορεί να προσαρμοστεί στις ιδιαιτερότητες του κλάδου logistics.
- Ενα «ειδικευμένο» logistics σύστημα, αν αυτό καταφέρει να αποδείξει ότι πέρα από τις ιδιαιτερότητες, μπορεί να διαχειρίζεται το γενικό business περιβάλλον τόσο καλά όσο τα «γενικού τύπου» ERP. Με δυό λόγια, αν καταφέρει να αποδείξει ότι το σύστημα πέρα «logistics» είναι και ERP.
- Ενα «γενικού τύπου» ERP συνδεδεμένο με ένα ειδικευμένο σύστημα logistics, μιά καλή λύση αν καταφέρει να αποδείξει ότι η σύνδεση είναι πράγματι λειτουργική.
Ποια ERP είναι κατάλληλα για μικρομεσαίες επιχειρήσεις;
Παλιότερα οι σκληροπυρηνικοί των ERP θα ανατρίχιαζαν με το ερώτημα! ERP σε μικρομεσαίες επιχειρήσεις; Μα το ERP είναι «κάτι μεγάλο» με «πολλά πράγματα» που «δεν τα αντέχει» η μικρομεσαία επιχείρηση!
Σήμερα η ταλάντωση έχει φθάσει στο άλλο άκρο της υπερβολής: Σημαντικοί διεθνείς και έλληνες κατασκευαστές ERP’s ορκίζονται ότι τα μεγαλοσυστήματά τους είναι «για μικρές επιχειρήσεις» που - σαν να ντρέπονται να πούν τα πράγματα (και τις τιμές) με τ’ όνομά τους - τις ονομάζουν «αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις» ή «δυναμικές επιχειρήσεις».
Λοιπόν οι μικρές επιχειρήσεις κάνουν ό,τι κι οι μεγάλες απλώς το κάνουν σε μικρότερο βαθμό. Οχήματα έχει και μιά εταιρεία διανομών με 500 φορτηγά, οχήματα και μιά συνοικιακή πιτσαρία με ένα μοτοποδήλατο. Και οι δύο χρειάζονται ένα σύστημα που να διαθέτει διαχείριση οχημάτων.
Αρα, ERP κατάλληλα για μικρομεσαίες επιχειρήσεις είναι αυτά που προσφέρουν «τα πάντα», αλλά μπορούν να κλιμακώσουν τις ενότητες τους όχι με κριτήριο το αν θα υπάρχουν ή όχι στο σύστημα αλλά με κριτήριο το βαθμό ανάλυσης που πραγματικά χρειάζεται η επιχείρηση. Και για να κάνει τη δουλειά της, και για να μην την πνίξουν οι λεπτομέρειες.
Ποια είναι η ευελιξία και η προσαρμοστικότητα του λογισμικού ERP;
Στο ένα άκρο είναι τα τελείως κλειστά συστήματα με ελάχιστο βαθμό προσαρμοστικότητας. Δεν μπορούν να προσαρμοστούν σχεδόν σε τίποτα, αλλά αυτό δεν αναγκαία κακό: Είναι «τίμια» συστήματα, ό,τι μπορούν να κάνουν, το κάνουν αμέσως.
Στο άλλο άκρο είναι τα ... ορθάνοιχτα. Μπορούν να κάνουν τα πάντα «μπορούμε να αναπτύξουμε ό,τι θέλει ο πελάτης», αλλά αυτό δεν είναι απαραίτητα καλό: Αν ο πελάτης δεν μελετήσει τι θέλει, αν αυτός που υλοποιεί δεν είναι έμπειρος ή χαρισματικός δεν είναι απίθανο το project να πάει αύτανδρο.
Αλλά και όλα καλά να πάνε, ένα σύστημα χαμηλής τυποποίησης θα υποφέρει πάντα σε θέματα ποιότητας και υποστήριξης. Ποιά είναι η σωστή απόχρωση του γκρίζου;
Στη SoftOne έχουμε άποψη: Πρέπει να μπορούμε να μεταμορφώνουμε το σύστημα, να κάνουμε «τα πάντα», να το κάνουμε «πλατφόρμα ανάπτυξης» χωρίς να χρειάζεται να μεταβληθεί η σταθερή, τυποποιημένη γραμμή εκδόσεων με την οποία παράγεται. Αλλιώς, αντίο τυποποίηση, αντίο ποιότητα, κι αντίο best business practices.
Το ERP έχει επιστροφή επένδυσης;
Ναί και η επένδυση συμφέρει. Απλώς είναι συνήθως ασύμφορο να το μετρήσεις. Αυτό που ενδεχομένως μπορεί να μετρηθεί είναι η οικονομική απόδοση σε συγκεκριμένες διαδικασίες της επιχείρησης προ και μετά την εγκατάσταση του συστήματος. Αλλά ως εκεί! Μην επιχειρήσετε να το μετρήσετε εφ’ όλης της ύλης γιατί τότε θα αρχίσετε να χάνετε λεφτά. Για συμπεράσματα εμπιστευτείτε την κοινή λογική. Αρκεί.
Ποιοι μέθοδοι υπάρχουν για τον περιορισμό του κόστους εγκατάστασης και υλοποίησης συστημάτων ERP;
Να το βάλετε σταδιακά. Διαλέξτε ένα καλά κλιμακούμενο, εξασφαλίστε ότι δεν θα χρειαστεί να το αλλάξετε, εξασφαλίστε ότι αυτό που μηχανογραφείτε κάθε φορά δεν είναι μιά τσαπατσουλιά που θα ανατραπεί στην επόμενη επέκταση αλλά ένα σταθερό βήμα συμβατό με το επόμενο, έστω κι αν το επόμενο γίνει αργότερα. Κι τότε θα γλυτώσετε χρόνο, χρήμα, κόπο και θα αποκτήσετε και μιά καλή μηχανογράφηση.
Υπάρχει η δυνατότητα διασύνδεσης και ολοκλήρωσης των ERP με άλλες εξειδικευμένες εφαρμογές λογισμικού;
Φυσικά. Αλλιώς απορρίψτε ό,τι σας προτείνουν χωρίς δεύτερη κουβέντα - αν όχι γι’ άλλο λόγο διότι δεν θα μπορείτε να συνδεθείτε με τα συστήματα των πελατών σας.
Πότε είναι η καταλληλότερη στιγμή εγκατάστασης ενός συστήματος ERP;
Η καταλληλότερη στιγμή είναι το σημείο του έτους στο οποίο αναμένεται ο χαμηλότερος βαθμός δραστηριότητας. Αυτό που συνήθως λέγεται ότι η εγκατάσταση πρέπει να γίνεται με την έναρξη ενός οικονομικού έτους έχει την σημασία του αλλά δεν είναι το πάν. Ενα καλό ERP και ένας καλός project manager μπορούν να διαχειριστούν τις παραμέτρους του θέματος (λογιστικά θέματα, παλαιά δεδομένα κλπ) κατά περίπτωση. Το σημαντικό είναι η συμμετοχή της επιχείρισης σ’ αυτό που θα της συμβεί!
Ποια συστήματα ERP διαθέτει η εταιρία σας;
To Soft1 ERP, ένα ενιαίο σύστημα με κλιμάκωση που επιτρέπει την εγκατάστασή του σε μικρές επιχειρήσεις ενός ή ελάχιστων χρηστών μέχρι σε πολυεθνικές χιλιάδων εργαζομένων και εκατοντάδων χρηστών. Εχει εγκατασταθεί ήδη σε 4.000 επιχειρήσεις στην Ελλάδα και το εξωτερικό.
Σχόλια
Δημοσίευση σχολίου